办公过程中形成的过期作废的资料、日常办公作废的文件（指机密文件，含公司下发及上报的各项文件）、光盘、图纸等，必须上报部门负责人审核鉴定确无保存价值的，报总裁审批，并由行政部门做好文件销毁记录，同时安排人员与上报销毁文件部门的员工至少两人在场进行破碎销毁，未经鉴定和批准的报废文件、资料，员工不得擅自销毁，不管是什么材料的商业秘密载体，在销毁过程必须有相关人员在场监督销毁，此外，必须由破坏和监管，以确保共同签订破坏这样完成后矢量失败，必须有相关人员在场监督销毁。

《中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》第二十九条规定：“按照规定应当清退的秘密载体，应当及时如数清退，不得自行销毁。”按照有关文件管理规定，一些下发机关的层级较高、密级较高的文件由有关部门定期组织清退，统一销毁。如对中央文件的清退程序和要求有明确规定。针对其他文件，如制发机关有清退要求，也应按要求进行清退，不得擅自处理或销毁。负有组织清退销毁职责的部门应当建立健全文件清退和销毁制度，定期进行文件清退和销毁。清退涉密文件资料应当及时、彻底，并严格履行手续。

文件涉及到方方面面的技术、商务、政府命令等敏感资料载体，需要安全销毁处理，根据最新法规及再生资源循环经济法、涉密保密法要求，在能确保满足销毁之目的外，应尽量遵守：资源化、减量化、无害化原则，同时也相应“无废城市”建设，有效保障了废旧文件的安全销毁，达到了“节能减排、绿色生产”的效果，同时，有效增强了全体人员的保密意识和文件管理能力，为今后的文件管理工作奠定更加高效、安全的基础，遵守文件销毁原则，合理的销毁方式能够更好的处理文件。

在这个社会上经常发现资料密的事情，许多人士甚至可以从别的公司垃圾桶里找到别的公司信息，因此请人士进行文件销毁很有必要，涉密纸质载体括企业以往的重要办公、文稿、档案、电报、信函、图纸及其他图文资料，日常办公纸张累计的商业秘密价值不可估计，的价值有时候就是一堆废纸，但是当期发挥作用的时候能够给企业带来致命一击，销毁的目的是不能流通及可复制部分资讯，是使其失去原有的功能及价值，葬失全部或核心功能及核心技术之目的，文件销毁的重要性可想而知了。